Gmailの特徴

ドメイン取得への道

1年間で感じたGmailの"8つの特徴"と"メリット・デメリット"【2021年1月】

個人用メールとしてだけでなく、仕事用のメーラーとしても人気になっているGmail。以前はアウトルックが圧倒的なシェアを持っていましたが、今やGメールも同じぐらい人気になっています。

日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査」では、仕事でGmailを導入している方が4割近くにまでなっています。

私自身も1年近く、Gmailをメインメーラーとして活用していました。そこで当ページではGメールにどんな特徴があって、どんな機能が便利なのか。どんなところが不便なのか。体験談をもとに詳しく解説してみたいと思います。

Gメールの8つの特徴

まず、Gmailの主だった特徴を紹介します。

1.どのパソコン、スマホでもすぐ簡単に見ることができる(Webメール)

Gmailの1番の特徴は「Webメール」と言うこと。そのため、どのパソコンやスマホからでも、インターネットを開けばメールを確認出来るということです。情報の同期が出来ているため、どの媒体で見ても全く同じ情報を見れるというのが強みです。

例えば、自宅でパソコンを使ってメールをしていた。 その後、夕方に外出先でスマホで見ても、夜にネットカフェでログインしても 同じ内容でメールが出来ます。

2.無料でメールアドレスを作ることができる

Gmailはフリーメールになります。そのため、誰でも無料でメールアドレスを作ることが出来ます。メール容量も15GBもあるので、添付書類などなく、普通に送られてくるメールであれば、数万通は問題なく受けることが出来ます。

メールアドレスの作成も簡単で、10分もあればGmailアドレスを作ることが出きます。
(解説:GoogleアカウントからGmailアドレスを作る

3.マルチログインにより2個のGmailも同時活用できる

Gmailには複数アカウントでログインが出来る「マルチログイン」と呼ばれるサービスがあります。仕事用と自分用のように違うGmaiアカウントがある場合でも、わずかなボタン操作だけで簡単にアカウント移動が可能になっています。

普通はアカウント移動する場合、まず一旦管理画面から出て、IDとパスワードを入れて、再度、別アカウントの管理画面に入る。という操作を行なわなくてはいけません。

そのため、電車で移動中の時などスマホ操作でアカウント移動を行うのは、本来かなり難しい作業になります。しかし、Gmailではボタン操作だけでアカウント移動が出来るため、電車に乗ってスマホで操作していても、スムーズにアカウント移動が出来るようになっています。

4.1通あたり25MBものデータを添付できる

Gmailは1通のメールあたり25MBまでのデータを添付することができます。かなりの容量を一括で添付できることになります。

仕事で作ったデータ量の多いエクセルファイルや、解像度の多い画像がいくつかあっても、ほぼ問題なく、そのまま添付してメールを送ることが出きます。

過去のメールを調べる場合、Gmailではいろいろな方法で検索することができます。

「2020年1月~3月までの期間のメール」といったように日付を決めて調べることもできます。また、ファイルの種類として「PDFファイルが添付でついているメールだけ」を抽出する。といった過去メールの調べ方もできます。

これらの調べ方を活用するには、「Filename(ファイルネーム):pdf」といったように独自の調べ方を覚えなくてはいけませんが、調べたいメールをピックアップする方法の多さは、他のメーラーよりも多くなっています。

6.スパムメールがほとんど届かない

Google独自の技術によってスパムメールが届きません。過去、長い間他のメーラーを使っていましたが、スパムメールが常に届いていました。Gmailの場合では驚くほど、その類のメールが削除されます。

他のメーラーからGmailに移行して1番驚いたのは、このスパムメールの排除率の良さになります。

7.独自ドメインも設定できる

Gmailではメールアドレスを作ると「**@gmail.com」という、Gmailのドメイン名を含むメールアドレスで、付与されます。

それとは別に、もし皆さんが会社用や自分用で独自ドメインを持っている場合、独自ドメインのメールアドレスをGmailに設定することができます。 設定をすればGmailの画面で「info@company.com」といった独自ドメインアドレスでメールが出来るようになります。
(解説:Gmailに独自ドメインを設定する

8.他のGoogleサービスとの共有が出来る

Gmailは「Googleカレンダー」や「Googleドキュメント」など、様々なGoogle提供のサービスが集まっている「Googleアカウント」内のサービスの1つでしかありません

Googleアカウントにログインすると「Gmail」だけでなく「Googleカレンダー」「Googleドキュメント」など、あらゆるGoogleのWebサービスの活用が可能になります。それぞれのサービスにおいて自分のデータを構築できます。どれもWebメールと同様にアカウントにさえ入れば情報が同期しているため、仕事場で作ったデータを、出先や他のパソコンから編集することが出来ます。

そして、これらのサービスを、すべて無料で活用することが出来ます。

自宅で作ったGoogleドキュメント(Wordと類似)の書類データを、会社に出社してから修正する。といったことも当然できます。

Gmailのメリット・利点

実際にGmailで何点もメールを活用してみて「こんな使い方をしている」「こんなところが気に入っている」 と感じたメリットを解説してみたいと思います。

1.宛先(アドレス)の入力が便利

宛先を入力するとき、一度メールを送ったことがある人であれば、宛先欄で名前を入力するだけでメールアドレスが引っ張ってこれます。アルファベットだけでなく日本語で入れても引っ張ってきます。一文字だけ入れても該当する数名のアドレスを引っ張ってきます。

また、「to」に入れるメールアドレスを「cc」に間違えて入力してしまった場合も、わざわざ削除することなく、ドラッグ操作やスワイプ操作などマウス操作だけでアドレスを移動することができます。

総じてメールアドレスを入れる時間、探す時間が短縮されることになり、かなりの時間短縮になっていました。

2.ホームページの画面をそのままメールに貼り付けられる

「今度、訪問する会社のホームページの一部分だけを社内に伝えたい」という場合。Gmailであれば、ホームページを「Ctrl」+「C」で保存して、 メールにそのまま貼付ければwebの画面がそのまま表示されます。 この機能もとても良く活用していました。

気になるホームページがあった場合、お気に入り登録をする人が多いと思いますが、 私の場合、Gmailに貼り付けてメールで読み返すというのも良く行っています。

Gmail同士であったりスマホであればホームページを読み込めますが、 相手のメーラーによってはホームページが見れない場合もあります。

3.広告が表示されない

Gmailでは画面にバナー広告が表示されません。無料でも表示されません。広告を気にすることなくメールを行えます。

Gmailのデメリット・不満

1.コヒペすると体裁がおかしくなる

例えばメールを作る際に、以前のメールを一部活用したいという場合、 転用した部分だけ文字の色が違う。ということが多々ありました。

そのため、毎回「Ctrl」+「a」でメールの文章すべてを選択してから、色を変更して体裁を整えたり、 引用前に一度、テキストエディタに貼付けをして、そこからもう一度持ってくるということをしていました。

2.1通で何回もメールをすると情報が追いにくい

1通のメールで何回も相手と連絡をしている場合、 他のメーラーよりも情報が追いづらい印象を持っています。

Outlookを使っていた場合には特に感じていなかったので、 これはGmailのインターフェースの問題もあるのかもしれません。

まとめ

Outlookを使っている方がGmailを導入すると、慣れるまでに時間がかかりますが、 一度使い始めるととても魅力的な機能が多いのがGmailと言えます。

Gmailのメールアカウントの作成は、Googleアカウントを作るだけ ですぐに持てます。まずは1つ自分用のGmailアドレスを作ってみてはどうでしょうか。