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「仕事で自分のメールアドレスが欲しい・・・」
「会社用としてメールアドレスを10人分作りたい・・・」
新しく会社を立ち上げたり、フリーランスとして仕事を始めたい。その場合に準備するべき物の1つが、 仕事専用のメールアドレスになります。
新しくメールアドレスを取得するには、どうしたらいいのか？ビジネス用メールアドレスの作り方について説明したいと思います。
まず、仕事用のメールアドレスを取得・管理する方法ですが、当ページでは３つの方法を紹介したいと思います。
最も一般的と言えるのが「独自ドメイン」を取得してメールドレスを作成する方法です。 「独自ドメイン」＋「レンタルサーバー」を契約して、専用メールアドレスを作ることになります。
2つ目は、今最も人気のメールサービスとも言える「Gmail」でメールアドレスを管理する方法です。
3つ目は、ここ数年で新しく登場したムームーメールのような激安メールサービスを使う方法です。 月額50円ほどで利用できます。こちらは、どちらかと言うと法人や自営業というより、フリーランスの方向けのサービスになります。
結論から言うと、個人的には独自ドメインを持ち、レンタルサーバーを登録して メールアドレスを作るのが1番無難だと思っています。
将来的にサービスの追加やデータの移転など、メールアドレスの拡張性を考えた時、 1番対応しやすい形態ではないか。という点につきます。
それでは、これら3つの方法について詳しく説明してみたいと思います。
このサイト場合、どのようにしてメールアドレスを作成しているかと言うと、 お名前ドメインで「domain-srver-study.com」という独自ドメインを取得して、 別途レンタルサーバーを契約して「info@domain-easy-study.com」という専用アドレスを作っています。
このメールアドレスは独自ドメインを持っている人のみ作成できるものです。 つまり、誰にでも取得できるものではありません。
「@domain-easy-study.com」をアドレス名にして、たくさんのメールアドレスが生成できます。 レンタルサーバーの管理画面で、メールアカウント生成の設定を行うことで専用アドレスが作れます。
多くのレンタルサーバーではメールアカウントを50個、100個と作成できますので、 社員などが増えてもメールアカウントも人数分増やすことができます。 その他メーリングリストや、プランによっては誤送信防止のサービスを付けることも出来ます。
作成したメールアドレスを「Gmail」や「Outlook（アウトルック）」などのメーラーに設定すれば、 実際にメールが出来るようになります。
10年ぐらい以前であれば会社のメールアドレス管理は、パソコンに標準搭載されている「Outlook」を使うところがほとんどだったと思いますが、 最近ではＧメールが人気になっています。
Gmailはフリーメールとして簡単にメールアドレスが取得できるため人気になっていますが、 近年ではビジネスの場面でも利用シェアを伸ばしています。
独自ドメインとも紐づけられるので、 Gmailを使用しながら独自ドメインで作ったメールアドレスで、メール連絡ができます。
Gmailを導入する場合、まず自分を含めた社員1人1人に対してGoogleアカウントを作ることになります。 Googleアカウントを作ることで同時にGmailが付与されます （Googleアカウント（Gmail）の作り方）
Googleアカウントを作ると「******@gmail.com」のようなGmailアドレスが持てます。
続いて、独自ドメインによる専用メールアドレスをGmailと紐づけます。 （結局の所、レンタルサーバーを借りるなどして独自ドメインアドレスは作らなければいけません）
例えば「t.yamada@gmail.com」をGmailで作り、 それとは別に「t.yamada@company.co.jp」という独自ドメインによるアドレスも作っておきます。 そして、このメールアドレスを紐づけ設定することで、Gmailで「.co.jp」による自社専用メールが使えるようになります。
このような形で、Gmailで独自ドメインを使うと、Gmailにおける様々なメリットが享受できるようになります。
Gmailは「Webメール」と呼ばれる機能があり、パソコンやスマホなどのデバイス（機械）さえあれば、 どのデバイスでもメールをすることが出来ます。
日本のどこにいてもインターネットが開ければいいので、仕事場にあるパソコンでメールをして外出をする。 移動をしながらスマホを開き、メールをする。 ということが出来ます。Webメール機能によって仕事の仕方が変わります。
その他にもGmailのサービスには資料作成ソフト、オンラインストレージ、スケジュール共有、チーム間やクライアントとの資料共有の機能など。 様々なメリットがあるため、メインメーラーをGmailにしてメール管理している会社がとても増えてきています。
そのため今では最もシェアを持つメーラーになっています。
3番目に紹介したいのが「ムームーメール」や「お名前メール」などドメイン会社が提供する激安メールサービスです。
例えばムームーメールであれば、月額50円ほどで独自ドメインによる メールアドレスを利用することができます（ドメイン料金は別途かかります）
レンタルサーバーを利用した場合は1,500円ぐらいが標準価格になりますので、それに比べてかなり安くメールを管理することが出来ます。
データ容量は各サービスで10GB～30GBほどになります。基本的にはフリーランスなど個人利用のサービスとして考えられます。
メールアドレスを持つ料金を抑えたいという場合、月々100円ほどで専用メールアドレスが持てることになります。
いくつかのメールアドレス管理の方法を説明しましたが、仮に、レンタルサーバーでメールアドレスを作ると決めた場合、 「どのプランと、どのドメイン会社と契約をするのか」はとても悩む所だと思います。
レンタルサーバーにも様々なプランがあります。それぞれのプランのイメージ料金（月額料金）と特徴が下記になります。
標準プラン：1,500円～（個人向け）
ビジネスプラン：5,000円～（法人向け）
メール専用プラン：5,000円～20,000円（法人向け）
マネージドプラン：10,000円～100,000円（法人向け/1台専有）
大体、標準プランは月額1,500円ほど、ビジネスプランは5,000円ほどになります。こちらのサービスは共有サーバーといって、 1台のレンタルサーバーを10人～20人と複数の人数でシェアするタイプのサービスになります。
マネージドプランは、サーバーを1台を専有するタイプのサービスになります。 この、マネージドプランは社員数が数十人を超えた時に検討するサービスの位置づけで良いと思います。
設立間もない法人であれば、コスト的な面で初期費用が数万円、月額5,000円からのビジネスプランは負担になると思いますので、 標準プランでもサービス内容を選べばこちらで充分だと思います。
標準プランで独自ドメインとレンタルサーバーを検討する際に紹介したいのが、 「エックスサーバー」と「お名前.com」になります。
どちらの会社も、ドメイン業界・レンタルサーバー業界でシェアNo1の会社になっている点がその理由になります。
エックスサーバーは実際の稼働率が99.99％となっていて、1日に8秒ほどしか落ちない管理体制を実現させています。 最も低価格なスタンダードプラン（月額1,320円）でも300GBの容量があり、設立したばかりの法人や自営業であれば、こちらのプランで充分でしょう。 将来的にプランの乗換えも出来ます。
法人向けに「エックスサーバービジネス」というサービスも展開しています。 こちらは料金が月額5,000円を超えてきますので、より法人向けとなりますが、 その分メールアドレス作成やサーバー移転、Wordpressインストールまで各種設定を無料代行してくれるサービスも行っています。
→エックスサーバービジネス
・・・設定の無料代行に安全バックアップ機能。
その他メールアカウント無制限＆ＷＥＢメール機能もあります。
実際に独自ドメインとレンタルサーバーを契約して、専用メールアドレスを作成する方法については、以下のページで解説しています。
具体的な準備・設定方法について知りたい方はお読みください。
実際に会社用のメールアドレスを作る際に、どんなメールアドレス名で作るべきなのか。 また、どのような用途でアドレスが必要になるのか、ケーススタディを紹介します。
まずは、1人1人が使う「個別メール」の作り方について説明します。
次に、会社用アドレスと業務別アドレス（部署別アドレス）の作り方について説明します。
社員ごとのメールアドレス作りについて説明をします。
社員別にアドレスを作る場合は、「名前」＋「名字」の規則性でメールアドレスを作る方法が、最も一般的と思われます。 多くの企業がこの方法で個別アドレスを作っています。
名前と名字の間にドットを入れる場合と、アンダーバーを入れる場合に分かれます。
名字だけで作る会社も多くありますが、同性の方が入ることを考えて最初からこの形で作った方が無難かと思います。
次に会社用のメールアドレスの作り方と、業務別アドレスとして「採用アドレス」「お問合せ用アドレス」「部署別アドレス」の ケーススタディを紹介します。
会社用アドレスを作る場合、「company」「info」「corp」などが挙げられます。 「info」は多くの会社が作っているため、スパムメールが多い、一部のWebサービスがへの登録ができない などのデメリットがあると言われています。
求人の連絡用にメールアドレスを作る場合、「recruit」「saiyo」「jinji」などが挙げられます。 採用担当者が個別アカウントで対応している会社も多くあります。
顧客へのサポート用アドレスを作る場合、「support」「customer」「guest」などが挙げられます。 サポートの場合は、担当者別に対応するよりも専用アドレスを作って情報を1つにまとめた方が良いでしょう。
社内で部署別に作る場合、「Sales（営業部）」「soumu（総務部）」が挙げれます。
会社を作った当初は、1人もしくは数人で様々な業務（営業・顧客対応・採用活動）を行うため、どうしても個別アドレスで対応しがちだと思います。
この場合に問題になるのが、将来的に人数が増えた時に専用のメールアドレスを作っても、 それまでのデータが、個別アカウントにあるため、専用アカウントでの業務に難が出てきます。
このように個別アドレスで対応している場合は、データをその都度、次の担当者に渡す作業が発生してしまいます。
専用アカウントがあれば、メールデータはそのアカウントにずっと残ります。 担当者が変わっても専用アカウントを設定をするだけで、次の担当者は直近の連絡から過去のデータまで把握できます。
業務別アドレスを作るか作らないかは、事業の人数や今後の展望によって判断が変わってくると思いますが、 総じて作っておいた方が、後々の管理がスムーズになるでしょう。
これから会社のメールアドレスを作ろうとしている場合、「メールソフトを何にするか。どんなメールサービスを導入すれば良いのか。 そもそも、どんなサービスがあるのか」。試行錯誤している方も多いと思います。
そこで、メールに関する各サービスと、その特長について簡単に紹介してみます。
まず、メール管理の基本であるメーラー（メールソフト）について紹介します。
2021年の現在、メーラーはGmailやOutlookメールなどのクラウドサービスが人気になっています。 このサービスは先程説明したようにWebメールとも呼ばれ、どのデバイス（PC、スマホ、タブレット）でも管理画面に入って メールすることが出来る利便性を持つサービスになります。
従来の、パソコンに標準搭載されているOutlookの場合は、単一のパソコンだけでしかメールを送受信できませんでしたが、 Webメールであれば出先でも、休日でも、スマホがあればメールを確認することが出来ます。
結果として企業が導入しているメーラー（メールソフト）で最も多くなっているのは、Gmail（38.36%）になっています。 そして、その次がOutlook（35.07%）になります。
そのため、まず独自ドメインを持って専用ドメインを作ったら、Webメール（Gmail、Outlookメール）などで管理することを考えてください。
※引用：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」
次にSlack（スラック）やChatwork（チャットワーク）などがシェアを持つビジネスチャットについてを説明します。
ビジネスチャットは、社内の情報共有に適したサービスになります。 メールソフトではありませんが、情報共有のサービスとして、メールとプラスして導入する企業が多くなっています。
LINEのような感覚で、チームごと、又は業務ごとに専用ルームを作ることが出来ます。 そのため「営業チームだけの連携」に部屋を作ったり「IT開発のプラジェクト」単位で部屋を作ることが出来ます。
コメントには資料やファイルの添付ができます。リマインダーもあり、依頼したTodoコメントに締切をつけ、 完了するまでTodoを向こう側に残すことも出来ます。
チーム単位で働くことが多い職場に向いています。
メールディーラーなどの管理サービスは、主にお問合せ対応に特化したサービスになっています。 ECサイトや問合せ業務が発生しやすいBtoCの事業を始める場合は、知っておきたいサービスになります。
独自ドメインを登録してメールアドレスを作る方は、多くがこれから事業を始める方になると思いますので、 まずは、メーラーをどのサービスにするかの判断になるでしょう。
メールサービスについての総合的な解説や、Gmailアカウントの作り方などについてはメールカテゴリーでも説明していますので参考にしてください。
会社専用のメールアドレスを作る過程で「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約する場合、 大切になってくるのがサービスの稼働率になります。
もし、借りているレンタルサーバーのメールサーバーに問題が起こると、「10分～20分間メールの送受信が止まってしまう」こともありえます。
そのため、出来るだけ稼働率が良いサービスを選ぶことで、非稼働へのリスクを減らすことが出来ます。
稼働率を意識する際、基準にしたいのが「稼働率99.99％」になります。 エックスサーバーなどの人気レンタルサーバーでは、稼働率が99.99％となっていますが、 これは、年間で1時間ほどしか止まらない計算になっています。
稼働率の説明については、「稼働率」の解説、各社サービスの稼働率を比較でも解説しています。
会社用の独自ドメインを「.com」や「.jp」などのドメインにするか、法人専用の「.co.jp」ドメインにするか、又はその他のドメインで登録するか。 どのドメインの種類にするか、迷う方も多いと思います。それぞれの特長を解説します。
ちなみに日本の場合、最もシェアを持つドメインは「.com」「.jp」「.co.jp」の3つになっています。 国別ドメインの「.jp」や法人ドメインの「.co.jp」が人気になっていることがわかります。
まず、「.com」ドメインになりますが、こちらは世界的に知られているドメインになります。 ”W3C”によるデータでは 世界のWebサイトの約53％が「.com」ドメインになっています。
ドメイン登録数が多いため、好きなキーワードで登録できにくいドメインになりますが、日本においても最も普遍的なドメインになります。
「.jp」ドメインは日本だけに付与される国別ドメインになります。「.com」の次に選ばれているドメインになっています。
「.co.jp」ドメインは法人だけが登録できる独自ドメインになります。そのため、登録の際には登記簿などの提出が必要になります。 会社のコーポレートサイトを作る場合に登録されやすいドメインになります。
独自ドメインはその他にも「.inc（インス）」「.shop（ショップ）」など500種類近くのドメインがあります。 単一キーワードで登録したい場合は、その他のドメインが候補になるでしょう。
まず、ドメイン料金はどの会社で登録しても「年間払い」になります。 標準的な料金は次の通りになります。
「.com」：1,200円～1,500円
「.jp」：3,000円
「.co.jp」：4,000円～5,000円
また料金は、始めの年にかかる「初年度料金」と、2年目以降にかかる「2年次以降の料金」の2通りの料金があります。
1年目の料金に関しては、各ドメイン会社のキャンペーンで大幅に低くなっていることがあります。
長くドメインを持つ場合は、2年次以降の料金が基本になります。
またここ数年、独自ドメインを無料にすることで、レンタルサーバーに加入してもらうキャンペーンが多く始まっています。 ほとんどが「独自ドメインとレンタルサーバーをセットで契約すること」をキャンペーンの条件にしています。
この場合、費用差とサービス内容の違いが大きいレンタルサーバーをベースにしてサービスを選んだ方が良いでしょう。
無料キャンペーンについては、ドメインカテゴリー内でキャンペーンを比較して特集しています
レンタルサーバーの料金は、格安サーバーであれば月額500円。 ミドルスペックのプランであれば月額1,200円～1,500円が標準の価格帯になります。
法人向けプランは4,000円～5,000円になります。
独自ドメインとは違い、月額払いになります。 そのため費用の差がドメインより大きくでます。
どの会社でも6ヵ月や1年間など、長期間の一括払いをすることで、長期割引がつきます。
レンタルサーバーを検討したい場合は、人気レンタルサーバー15社を比較して項目別にまとめました （2021年5月）からご確認ください。
ほとんどのレンタルサーバーではメールアカウント数を50個や100個として、 かなりの数のアドレスが設定できるプランが多くなっています。
プランによっては無制限になっているところもあります。
会社用にメールアドレスを作る場合、想定しておきたいケーススタディについて紹介をしてきました。
このページを読んで頂くことで、大半のことが解消できるようにまとめいますが、アカウントの解説方法や、 各サービスの詳しい内容についてはこのページでは説明しきれないため、メールカテゴリーでさらに詳しく紹介しています。
独自ドメインの設定方法、Gmailアカウントの作り方などがわかりますので、良ければ合わせてご確認ください。
