「仕事で自分のメールアドレスが欲しい・・・」
「会社用のメールアドレスを10人分作りたい」
法人として新しくメールアドレスを取得するには、どうしたらいいのか？
このページでは法人向けのメールアドレスの作成方法と、作り方のポイントについて解説をしています。
メールアドレスを作成するには「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約して作ります。 この方法がメールアドレスを作る最も一般的な方法だと言えるでしょう。
まずは、ドメイン会社で独自ドメインを登録しましょう。
独自ドメインとは登録したドメイン名がそのままメールアドレスのアドレス名になります
例えば当サイトで言えば、以下に記載しているドメインが登録独自ドメインになりますが、このドメインからメールアドレスを作ると 2行目以降のようなアドレスが作れます。
domain-srver-study.com
会社のメールアドレス名以外にもWebサイトのURL、広告やパンフレットでの表示など。あらゆる場面で露出するとても重要なものだと言えるでしょう。
独自ドメインは2億ドメイン近く登録されていますが、1つとして同じドメインはありません。 つまりドメインを登録した時点でそれは自社オリジナルのドメインを持っていることになります。
ドメインを登録するにあたり、知っておくと良い点は以下になります。
次にレンタルサーバーを契約します。
レンタルサーバーでは登録した独自ドメイン名でメールアドレスを作ることが出来ます。
ちなみにメールアドレスを作る時「＠」より前に表示されている赤字の部分は、自由にネーミングすることが出来ます。
info@domain-easy-study.com（代表メール）
sales@domain-easy-study.com（営業部用）
a.sato@domain-easy-study.com（佐藤さん用）
レンタルサーバーはメールデータの保管場所にもなります。プランごとに100GBや300GBと言ったようにデータ容量が決まっています。
メールの送受信が多い会社のメール管理において重要になるのは、 プランで決まっているデータ容量ではなくメール1アカウントごとに割りふれのデータ容量になります。
ちなみに2022年6月時点ではエックスサーバーは10GB、CPIレンタルサーバーは自由割振り、無料版Gmailだと15GBになっています。
その他、レンタルサーバーを借りる際に知っておくと良い点は以下になります。
独自ドメインとレンタルサーバーを契約した時点で、会社オリジナルのメールアドレスを作ることが出来ます。
独自ドメインの会社についてはサービスの差があまりなく、基本的には権利を保管するサービスなため、どこで登録してもそこまで変わりません。 ただし、商標などを意識する会社の場合など法人向けサービスが揃っているのは「お名前ドメイン」になります。
迷った場合、お名前ドメインでいいと思います。ドメインの登録累計数が2,500万件で圧倒的なシェアになっています。
レンタルサーバーについては稼働率やメール容量など、それなりにその後のメール管理に影響する部分が多いので、よりサービス選定が 大切になってきます。次で詳しい比較をしていきます。
レンタルサーバーはプランによって料金やサービス内容がそれなりに違ってきますので、よく比較してサービスを検討しましょう。
レンタルサーバーは様々な企業がサービスを提供していて20社～30社にもなります。 ここでは法人に向けて紹介したいレンタルサーバーとして「エックスサーバー」と「CPIレンタルサーバー」の2社を解説します。
どちらも法人向きのレンタルサーバーだと言えます。
エックスサーバーはWebサイト稼働が220万件、うち法人契約が15万件にもなるシェア1位のレンタルサーバーになります。
人気の理由は圧倒的なスペックのサーバー機器。それと99.99％という安定稼働を実現している点も魅惑でしょう。 稼働率99.99%というのは1日にわずか8秒しか落ちない稼働率になります。 速度も速いためメールアドレスだけでなくWebサイト制作にも最適になっています。
月額1,320円で価格帯は一般向けプランの価格帯になりますが、十分すぎるスペックと安定感があります。
メール1アカウントごとの最大容量は10GBになります。容量の重いメールを多用する方の場合、1～2年で使い切ってしまうかもしれません。 一般的なメール受送信であれば充分な容量と言えるでしょう。
CPIはKDDIコミュニケーションズが提供するレンタルサーバーになります。
主な特徴はWebサーバーとメールサーバーが別々のハードウェアになっていること。 そのため、Webサイトのアクセスが増えてWebサーバーが混雑していても、メールサーバーには影響が及びません。
CPIではデータ容量がWeb300GB、メール200GBで用意されています。
また、エックスサーバーではより法人向けのプランとして「Xserverビジネス」というプランも展開しています。
Xserverビジネスは月額5,016円から（長期契約で月3,009円まで割引） 一般プランとの違いはサポートの違うこと。専用サーバープランが上位プランに用意されている点になります。
サポートの違いとして、ビジネスプランでは毎月3回まで無料で設定をお任せできます。 サーバー移行のための「データの引越し」や「Wordpressの移転作業」「メールアドレス作成」「ネームサーバー設定」などをお任せすることが出来ます。
サーバー稼働率はSLA保証として99.99%を基準としています。
レンタルサーバーは「メールアドレスの作成」「ワードプレスの作成」やそれぞれの管理などの操作が出来るようになっています。そのため、独自ドメインの管理よりも頻繁に管理画面に入る機会があるでしょう。
プランごとのサービス内容も違いますし、料金も違いますし、操作性も大きくことなります。
10名ほどの従業員数であれば、エックスサーバーなどの一般プランでも問題なく管理できるでしょう。 より法人向けのサービス内容（セキュリティや将来的なデータ追加）などに対応したい場合は ビジネスプランについて検討すると良いかもしれません。
一般プランでは「エックスサーバー」、ビジネスプランとしては「CPIレンタルサーバー」「Xserverビジネス」 「iCLUSTA＋」などがあります。
独自ドメインとレンタルサーバーを契約してメールアドレスを作ったら、 会社としてどのタイプのメールサービスを導入するべきなのかを考えましょう。
当ページではメールサービスの種類を次のように3つに分けたいと思います。
１．メールソフト単体（PC1台で管理）
２．グループウェア（PC＋スマホで管理／多数のWebアプリケーション）
３．メールサービス（PC＋スマホで管理）
それぞれ解説していきましょう。
メールソフト単体で管理するとは、PCに標準搭載されているメールソフト「Outlook」などを 導入してパソコン1台でメールの送受信を行うことを意味します。
Webメールが登場する以前は、多くの会社で導入されていた管理方法だと思います。
メールソフト単体の形でメールサービスを導入する場合、 基本的にはWindows機であればソフト版「Outlook」をパソコンにインストールして導入する形になります。
Windowsパソコンを購入する際にプリインストールされているパソコンも沢山ありますし、 Outlookが入っているOfficeソフトを購入して別途インストールすることも出来ます。
メールソフト単体で管理する場合、基本的にパソコン1台で管理することになります。 そのためインストール先のパソコンがノートPCなら外出時でも持っていけますが、 そうでない場合は会社でしかメールの確認が出来ません。
基本的にはあまり外出することのない会社が導入するべき管理方法になります。
最近、企業間でもっとも人気になっているのがGmailやOutlookメールなどのグループウェアでメールを管理する方法になります。
これらの主な特徴はインストール型のメールソフトとは違って「Webメール」であること。 様々なWebアプリケーションと連携している点の2つになります。
この2つの特徴をそれぞれ説明してみます。
Webメールとは「どこにいてもメールが出来る」メールのシステムになります。 ネットにさえ繋がっていればブラウザやアプリを立ち上げて、ID・パスワードを入れて管理画面に入ることが出来ます。
ブラウザを介して、Googleのメールサーバーまで毎回データを貰いに行って、そこでGmailが起動して操作するイメージになります。
会社のパソコンで。外出先にスマホで。外出先のネットカフェで。自宅のパソコンで。あらゆる場所で メールが出来ます。大変利便性のあるサービスになっています。
さらに、GmailだけでなくGoogleカレンダー、Googleドライブ、GoogleドキュメントなどのWebアプリケーションが使用できるようになっています。 このようにメール以外の様々なWebアプリケーションも一緒に操作できるサービスをグループウェアと呼んでいます。
これらのWebアプリケーションはそれぞれのデータが連携されることになります。 Googleカレンダーに各登録メンバーがスケジュールを入れれば、それが反映されメンバー間で共有することも出来ます。
また、Googleドライブにデータを入れて保存しておけば、Gmailで送ったりGoogleドライブのデータを共有化して取引先にパスワード付きデータとして渡すこともできます。
このように利便性が高いことからGmailのようなグループウェアを導入する会社が増えてきています。
次に説明するのが「メールワイズ」「メールディーラー」「Re:lation」「Active Mail」など 単体のメールサービスを契約してメールを管理する方法になります。
単体のメールサービスの場合、特定機能を持ち合わせている場合が多くなります。 「メールワイズ」「メールディーラー」であればお問合せ機能に特化していて、カスタマーセンターでの 導入に大きなメリットがあります。自社の実務体制とよりマッチしたサービスがある場合に検討すると良いでしょう。
基本的に最近販売されているメールサービスはほとんどがWebメール機能を持ち合わせています。 そのためデバイスを問わずメールの管理画面に入れます。
GoogleWorkspaceやMicrosoft465と違って、多数のWebアプリケーションとの連携はありません。 ただしサービスによってはカレンダー機能などが共有できることもあるでしょう。
メールは主に社外用との連絡ツールになりますが、最近では社内向け＆社外連携のためビジネスチャットも コミュニケーションツールとしてシェアを広げています。
メールの導入時には同時にビジネスチャットを入れた情報連携の形もあわせて考えると、 より最適な社内インフラを構築できます。
主なサービスには「チャットワーク」「Slack（スラック）」があります。
ビジネスチャットの特徴はスマホアプリのLINEのように、気軽にコメントが入れられる点になります。 社内のチームごとにルームを作り、情報や資料を添付して共有することが出来ます。
メールのように形式的な挨拶や署名を入れることはなく、 画面もLINEのようにUIが良いため視認性がよく「誰がどの発言をしたか」わかりやすくなっています。
お願いした仕事に期限を入れたりするタスク管理によって、単純な情報連携に留まらないツールになっています。
IT開発やWeb制作の会社であれば、開発側のメンバーは社外に出ることがほとんどないため、 パソコン備え付けのOutlookを導入し、それぞれ1台のパソコンでメール管理するということでも良いでしょう。
そのうえで社内の開発業務に関してはビジネスチャットで情報共有するという形が、より効率的かもしれません。
メールアドレスを作って、導入するべきメールサービスの形態が決まってきたら、次により具体的に どのサービスと契約するかを考えるタイミングになります。
実際に法人で導入されシェアを持っている、人気のあるメールサービスを紹介していきたいと思います。
最初に紹介するのはメールソフトのOutlookになります。ソフトを購入しパソコン1台（最大2台まで）にインストールして導入します。 料金は1回の買切りになります。Officeの種類によって17,900円～38,200円になります。
メールソフトとして購入するには時は次のOfficeソフトを購入しましょう。
「Outlook」Outlookのみ
「Office Personal 2021」WordとExcelあり
「OfficeHome & Business 2021」PoperPointあり
「Office Professional 2021」Accessあり
注意点として「Microsoft465」がつくサービスはWebメール版のOutlookになりますのでパソコン1台に導入したい場合は違うサービスになります。 月額制のWebメール版でなく、
さらに注意点として、現状ではWebメール版であるMicrosoft465がメインサービスになっているため、公式Mirosoftオンラインストアではどこで売っているのかが大変わかりづらくなっています。Amazonで購入した方がわかりやすいでしょう。
導入社数12,000社。月額1アカウントあたり500円から。お問合せメールの対応から、誤送信、二重送信防止の防止に。
導入社数7,000社。メールサービスでは13年連続で売上No1。
カスタマーサービスやECサイトなどお客様からの問合せ対応が多い業種に向いています。
導入社数3,500社。メールや電話などの問い合わせを一元管理し、チームで共有できる問い合わせ管理サービス。
ベーシックなWebメール。2013年度では国内Webメールの41%のシェア。買切り型で月額料金のWebメールより安価に導入ができます。
国内利用者数No1のビジネスチャット。グループチャット機能にタスク管理、ファイル管理が備わる。 フリープランあり。
ITやWeb制作、営業、人事などのチーム間情報共有に向いている。
海外発ビジネスチャット。視認性がよくUIに優れています。フリープランあり。
次に「メールアドレス作りのポイント」について説明をします。
解説する内容は、社員別にメールアドレスを作る時のポイントと、 部署別や役割別にメールアドレスを作る時のケーススタディの紹介になります。
社員ごとのメールアドレス作りについて説明をします。
社員別にアドレスを作る場合は、「名前」＋「名字」の規則性でメールアドレスを作る方法が最も簡単に管理できる 方法だと言えるでしょう。多くの企業がこの規則性に基づいて社員アドレスを作っています。
この方法だと同じ苗字の方が会社に入った時でもアドレス名の重複が起こりません。
名前と名字の間にドットを入れる場合と、アンダーバーを入れる場合に分かれます。
名字だけで作る会社も多くありますが、同性の方が入ることを考えて最初から名前＋苗字に分けて作った方が無難でしょう。
会社用のインフォアドレスの作り方と、業務別のメールアドレスの作り方を解説します。
業務別アドレスでは「採用用アドレス」「お問合せ用アドレス」「その他部署別のアドレス」。それぞれのケーススタディを紹介します。
会社用アドレスには「info」「company」「corp」などの例があります。
ただし「info」は多くの会社が使っているためスパムメールが多かったり、一部のWebサービスへの登録ができないなどのデメリットがあると言われています。
求人の連絡用にメールアドレスを作る場合、「recruit」「saiyo」「jinji」などが挙げられます。
採用担当者が、自身の個別アカウントで対応している会社も多くあります。
顧客へのサポート用アドレスを作る場合、「support」「customer」「guest」などが挙げられます。
サポートアドレスは担当者アドレスでそれぞれが対応してしまうと、情報が一括管理できず後々困ることになります。 そのため前もって専用アドレスを作った方が良いでしょう。
その他の部署別メールアドレスの例としては「Sales（営業部）」「soumu（総務部）」などが挙げれます。
部署別アドレスを作ったら、該当メンバーをメーリングリストに登録することでメンバーのみで情報共有ができます。
社員ごとのメールアドレスとは別に、業務や部署ごとのメールアドレスを作っておくことで、情報をそのメールアドレスに 記録しておくことができます。
この場合、新しい方が入った場合でも、その該当するメールアドレスを設定したり、メーリングリストでメンバー追加することで 簡単にメール管理ができるメリットがあります。
新しい方が入る度に個別メールで業務を管理すると、過去に蓄積されたメールが追えないため大変複雑な管理になってしまうでしょう。
これから会社のメールアドレスを作ろうとしている場合「メールソフトを何にするか。そもそも、どんなメーラーがあって、どう管理すべきなのか」
メール導入に対して、どの会社もとても悩む所だと思います。
自社に最適なメールサービスを選べば適性な情報共有ができるだけでなく、将来的なサービスの乗換えなどの負担を減らすことができます。
そこでメールの導入にあたり、どのようなサービスがあるのか「メールソフトの種類」についてまずは説明してみます。
当ページでは、主なメーラーを以下のように分類しました。
オレンジ色のメーラーは「Windowsに標準搭載されているソフト」になります。
緑色のメーラーは「Webメール」になります。
営業の方がいたり自分自身に外回りがある場合、出先でメールを確認することが頻繁に出てくると思います。
その場合、スマホやその他のPCなどネット環境につながっていれば、どこでも簡単にメールが確認できるWebメールが最適でしょう。
Gmailや、OutlookメールなどのWebメールサービスか、サイボウズなどのグループウェアが検討候補になります。
「社外に出るビジネスではないし、職場にあるPCで充分メールができる」ということであれば、PCに標準搭載されている Outlookも検討候補になるでしょう。
WindowsにはOutlook以外にも「メールアプリ」と言うソフトが標準で搭載されていますが、 簡易的なメーラーになっているため法人での導入にはあまり向いていません。
また、社内業務がメインの会社の場合は、メールよりもチャットワークやslackなどのビジネスチャットの方が 効率的に情報連携ができるでしょう。
会社用の独自ドメインを「.com」や「.jp」などのドメインにするか、法人専用の「.co.jp」ドメインにするか、又はその他のドメインで登録するか。
どのドメインの種類にするか迷う方も多いと思います。
ちなみに日本の場合、最もシェアを持つドメインは「.com」「.jp」「.co.jp」の3つになります。 国別ドメインの「.jp」や法人ドメインの「.co.jp」が人気になっていることがわかります。
まず、「.com」ドメインになりますが、こちらは世界的に知られているドメインになります。 ”W3C”によるデータでは 世界のWebサイトの約53％が「.com」ドメインになっています。
ドメイン登録数が多いため、好きなキーワードで登録できにくいドメインになりますが、日本においても最も普遍的なドメインになります。
「.jp」ドメインは日本だけに付与される国別ドメインになります。「.com」の次に選ばれているドメインになっています。
「.co.jp」ドメインは法人だけが登録できる独自ドメインになります。そのため、登録の際には登記簿などの提出が必要になります。 会社のコーポレートサイトを作る場合に登録されやすいドメインになります。
独自ドメインはその他にも「.inc（インス）」「.shop（ショップ）」など500種類近くのドメインがあります。 単一キーワードで登録したい場合は、その他のドメインが候補になるでしょう。
まず、ドメイン料金はどの会社で登録しても「年間払い」になります。 標準的な料金は次の通りになります。
「.com」：1,200円～1,500円
「.jp」：3,000円
「.co.jp」：4,000円～5,000円
また料金は、始めの年にかかる「初年度料金」と、2年目以降にかかる「2年次以降の料金」の2通りの料金があります。
1年目の料金に関しては、各ドメイン会社のキャンペーンで大幅に低くなっていることがあります。
長くドメインを持つ場合は、2年次以降の料金が基本になります。
またここ数年、独自ドメインを無料にすることで、レンタルサーバーに加入してもらうキャンペーンが多く始まっています。 ほとんどが「独自ドメインとレンタルサーバーをセットで契約すること」をキャンペーンの条件にしています。
この場合、費用差とサービス内容の違いが大きいレンタルサーバーをベースにしてサービスを選んだ方が良いでしょう。
レンタルサーバーの料金は、格安サーバーであれば月額500円。 ミドルスペックのプランであれば月額1,200円～1,500円が標準の価格帯になります。
法人向けプランは4,000円～5,000円になります。
独自ドメインとは違い「年間払い」ではありません。大体1ヶ月ごとの「月額払い」になります。 そのため、費用の差がドメインの料金より大きくでます。
どの会社でも6ヵ月や1年間など、長期間の一括払いをすることで、長期割引がつきます。
レンタルサーバーを検討したい場合は、人気レンタルサーバー15社を比較して項目別にまとめました （2021年5月）からご確認ください。
レンタルサーバーを借りてメールを作る場合、「１メールアカウントごとのデータ容量」がどれくらいまで設定できるのかは 管理者にとって重要な要素になります。
営業や容量の大きいメールなどを頻繁に受送信する職種の場合、 数年後ぐらいに「メールのデータ容量がいっぱいになって受信が出来なくなった」ということが起こりえます。
1年に1回ぐらいは管理画面でメール使用量をチェックする。 または定期的にバックアップをしたり、連絡をしないメール先のデータは削除するなど工夫をしましょう。
| 容量 | 1アカウントあたり容量 | |
|---|---|---|
| エックスサーバー | 300GB～500GB | 10GB |
| CPIレンタルサーバー | 500GB（メール200GB） | 無制限 |
「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約する場合、大切になってくるのがレンタルサーバーの稼働率だと言えます。
もし、借りているレンタルサーバーのメールサーバーに問題が起こると、「10分～20分間メールの送受信が止まってしまう」こともありえます。
そのため、出来るだけ稼働率が良いサービスを選ぶことで、非稼働へのリスクを減らすことが出来ます。
稼働率を意識する際、基準にしたいのが「稼働率99.99％」だと言えます。
エックスサーバーなどの人気レンタルサーバーでは、稼働率が99.99％となっていますが、 これは、1日あたり約8秒。1ヶ月では4～5分ほどしか止まらない稼働率になります。
稼働率の説明については、「稼働率」の解説、各社サービスの稼働率を比較でも解説しています。
エックスサーバーはここ10年の間、クチコミで人気となり常に評判が良いレンタルサーバーになります。 実際に業界内のシェアが10％ほどまでになっていて、人気No1のレンタルサーバーとなっています。 独自ドメインが0円になるキャンペーンも常時開催。稼働率99.99％となっていて稼働の安定を求める方に最適。 さらに、ビジネスプランならメールアドレス作成や移転などの各種設定を無料で行ってくれます。
法人向けレンタルサーバーとして安定性を求める方に最適なレンタルサーバー。Webとメールサーバーが別々のハードウェアなので メールサーバーはWebサイトの混雑の影響を受けません。稼働率はSLA保障として100%に設定。メールアカウントの容量を自由に決める ことが出来ます。
ConohaWingは初期費用が0円。「Wingパック」プランなら独自ドメインも0円。さらに、月額料金も長期割引適用で大幅に割引されることが多く、ミドルスペックのプランでもお得な料金体系になっています。それだけでなく、レンタルサーバーで「最もWeb表示が早い」会社になっています。初めての方でも問題がないよう、ワードプレスの「かんたんセットアップ」も本当に簡単。10分もあればワードプレスを作ることが出来ます。
