メールアドレスの取得・作り方

会社や法人用にメールアドレスを取得したいと考えたら。

「仕事で自分のメールアドレスが欲しい・・・」

「会社用としてメールアドレスを10人分作りたい・・・」

新しく会社を立ち上げたり、フリーランスとして仕事を始めたい。その場合、準備するべき物の1つとして大切になってくるのが、仕事専用の、または法人専用のメールアドレスではないでしょうか。

新しくメールアドレスを取得するには、どうしたらいいのか? どんな事に注意してメールを作り、管理したらいいのか。

当ページでは、会社用メールアドレスの作り方や、事前に知っておくと役に立つメールの知識について解説します。

仕事用のメールアドレスを持つ方法3つ

まず、仕事用の専用メールアドレスを取得・管理する方法ですが、当ページでは3つの方法を紹介したいと思います。

①独自ドメインを登録して専用アドレスを作る

最も一般的と言えるのが「独自ドメイン」を取得してメールアドレスを作成する方法です。 この場合、「独自ドメイン」と「レンタルサーバー」を契約して、自社専用のメールアドレスを作ることになります。

メールアドレスの追加、メーリングリストの作成、データ移行など、将来的に何か変更があっても対応しやすいのが、こちらの方法と言えます。法人がメールアドレスを作るにあたり、もっともベーシックな作成方法といえます。

②Gmailを作って管理する

2つ目が「Gmail」でメールアドレスを管理する方法です。

Gmailは無料でメールアドレスを作成することができるフリーメールサービスになります。

企業がGmailを活用する場合であれば、まずGmailアドレスを人数分作ります。社員が5人いる場合は、5つのGmailをそれぞれ別に作ってください。この時、付与されるメールアドレスはURLが「*****@gmail.com」になっています。

次に、別に作っておいた独自ドメインによるメールアドレスをGmailに設定します。紐づけ設定をすることで、Gmailでも「会社専用のメールアドレス」でメールを送ることができます(結局のところ、①の方法などで独自ドメインによる専用アドレスは別途作っておく形になります)

Gmailには様々なメリットがあるため、会社のメールソフトとして採用し、メールを管理する会社がとても増えてきています。

③「お名前メール」などのメール専用サービスで作成する

3つ目がここ数年で新しく登場した「お名前メール」「ムームーメール」のようなメール専用サービスで作る方法になります。

どれもプラン料金が月額50円~100円ほどになっていて、料金を抑えてメールアドレスを作ることが出来ます。まずはメールだけ開設したいフリーランスの方などに向いているでしょう。

①の方法と比べると、メーリングリストが作れなかったりホームぺージが作れないなど、サービスの内容が一部限定されますが、料金を抑えて独自ドメインによるメールアドレスが作れます。

この3つのメールアドレス作成方法について、さらに詳しく解説してみたいと思います。

方法1.独自ドメイン

「独自ドメイン」を取得してメールアドレスを作る

たとえば当サイトの場合、「domain-srver-study.com」という独自ドメインを”お名前ドメイン”で取得して「info@domain-easy-study.com」というメールアドレスを作っています。

フリーメールとは違ってメールアドレスのURLに、登録したドメイン名を用いています。これは、独自ドメインを持っている人だけが作れる専用メールアドレスになります。

実際にはドメイン会社で独自ドメインを持つだけでなく、合わせてレンタルサーバーのサービスに加入しなければいけません。レンタルサーバーに入ることで、メールのデータ保存、メールアドレスの生成が出来るようになります。

このようにして2つのサービスに加入し、メールアドレスを生成して、パソコンやスマホのメールソフトやアプリに設定をすれば、 専用アドレスでメールを送ることが出来るようになります。

メールアドレス作成におすすめの会社は?

そうすると、次に考えるのは「どこのドメイン会社とレンタルサーバーで登録すればいいだろうか?」ということになりますが、おすすめのレンタルサーバーとドメイン会社は、 「エックスサーバー(月1,000円ほど)」と「お名前.com」が最もベタな組み合わせだと考えていますす。

実際に2つとも私も使っている会社で、どちらもドメイン会社とレンタルサーバーの会社としてシェアNo1の会社になっている点がおすすめする理由になります。

いくつかの会社を比較されて、最終的にこの2社に落ち着く人がとても多いと思います。 機能が豊富でコストパフォーマンスが良いからです。

ちなみにエックスサーバーでは法人向けに「エックスサーバービジネス」というサービスも展開しています。 こちらは料金が月額3,000円(長期割引時)を超えてきますので、より法人向けとなりますが、その分メールアドレス作成やサーバー移転、Wordpressインストールまで各種設定を無料代行してくれるサービスも行っています。

エックスサーバービジネス ・・・設定の無料代行に安全バックアップ機能。 その他メールアカウント無制限&WEBメール機能もあります。

専用メールアドレスの作り方

実際に独自ドメインを登録して、レンタルサーバーで専用メールアドレスを作成するまでの 方法を説明しています (独自ドメインで専用メールアドレスを作る方法

方法2.Gmail

Gmailを作って管理する

メールサービスとしてとても人気があるのがGmailになります。フリーメールなので独自ドメインを持たなくても、無料で自分のメールアドレスを作ることが出来ます。ただし、付与されるメールアドレスは「*****@gmail」になります。会社専用ドメインではなく、Gmail専用のアドレスになります。

会社専用の独自ドメインアドレスでメールをしたい場合は、Gmailを無料で作って、さらにそこにアドレスの追加設定をします。つまり、①の方法で独自ドメインのアドレスは別に作っておかなくてはいけません。

Gmail(Googleアカウント)でメールアドレスを作る方法

Gmailでメールアドレスを持つには、まずGoogleアカウントを作ります。Googleアカウントを作る過程でGmailがもらえるようになっています。

Gmailを導入する場合、社員1人1人に対して1つのGoogleアカウントを作ることになります。社員が5人いれば5つのGoogleアカウントを作ることになります。

Googleアカウントは「氏名」「生年月日」と言ったように簡単な記入だけで作れるので、10分もあれば作ることが出来ます。

(詳細:Googleアカウント(Gmail)の作り方

Gmailはとても快適

Gmailは”Webメール”と言ってパソコンやスマホなどの各デバイスにソフトをインストールしなくてもメールが出来るメリットがあります。

どのパソコンやスマホであっても、インターネットでGoogleサイトやスマホアプリから、Gmailの画面を開いて管理画面に入れれば、自分のメールを見ることができる所が強みになります。

さらに、Googleアカウントを作ると、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなど各種ビジネス用ソフトが無料で活用できるようになります。このように、様々なメリットがあるためメール管理をGmailにしている会社が増えてきています。

基本的に、法人であれば独自ドメインアドレスを追加設定する形になると思いますが、フリーランスの方であれば、Gmailをそのまま仕事用アドレスとして導入し、業務連絡のメールアドレスにしてしまってもそこまで問題はないでしょう。

方法3.メール専用サービス

「ムームーメール」などメール専用サービスを利用してアドレスを作る

3番目に紹介したいのが「ムームーメール」や「お名前メール」などドメイン会社が提供する激安メールサービスです。

例えばムームーメールであれば、年間1,320円で独自ドメインによるメールアドレスを利用することができます(ドメイン料金は別途かかります)。

料金を見ると、月額あたり約100円となっていて、ミドルスペックのレンタルサーバー(月額1,200円~1,500円)と比較しても、かなりお得になっています。

「ホームぺージは作らないからレンタルサーバーではなくても大丈夫」「メーリングリストなどは使う予定がない」といった方に向いているサービスと言えます。

容量もムームーメールの場合、30GBとなっていて、それなりの容量になっています。

【解説】ムームードメインのくわしい説明

まとめ

このようにメールアドレスを作成する方法にはいくつか手法がありますが、個人的におすすめしたいのは「独自ドメイン」+「レンタルサーバー」で専用アドレスを作成する方法です。

「将来的にサービスを変えたい」という場合など、メールアドレスの管理や拡張性を考えたときに1番無難そう。というのがその理由になります。

次に、実際に専用メールアドレスを作る場合、事前に知っておくと良い知識について紹介していきます。

メールアドレスを作る時のポイント

(1)代表用と個人アドレスを分けて作る

従業員がいる会社であれば「代表用」と「個人用」のアドレスにわけてメールアドレスを作ってください。 個人事業だったり自営業ですと1人法人ということもあるかもしれませんが、将来的に従業員やアルバイトの方のメールアドレスも作成する場合もあると思います。 いずれにせよ代表メールと個人用アドレスとわけて作成したほうが、後々管理はしやすくなります。

また、個人アドレスのみで代表メールがないまま仕事を行うのと、代表メールを作成して仕事を行うのとでは対外的にも印象が変わってくると思いますので、 そのような理由からも作成をおすすめしておきます。

(2)代表メールは「info@company.com」が一般的

代表メールの作り方として一般的な一例としては「info」をつけて、それを代表メールにすることです。 私のサイトもやはりinfoをつけて「info@domain-easy-study.com」としています。

代表メールのつけ方に悩うようであれば「info」アドレスを使ってみてもいいと思います。

法人用のメールアドレスの例

契約するレンタルサーバーにもよりますが、メールアドレスは複数作ることが可能です。一例として下に作成アドレス例を紹介してみたいと思います。

  • info@company.com ←代表メールを1つ作る。
  • tanaka@company.com ←社員の田中さん用
  • satou@company.com ←アルバイトの佐藤さん用

メールアドレスはこのように「※※※@company.com」のように「※※※」の部分を自分で考え、 レンタルサーバーで設定して作成していくことになります。

(3)社員のメールアドレスには規則性を持たせよう

社員の方が増えてくると、大変になるのがメールアドレスの管理になります。 そのため、同じ苗字の方が複数名いてもメールアドレスが被らないようにアドレス作成には 規則性を持たせるようにしましょう。

メールアドレスを作る法則として一般的なのが「名前1文字+名字」で作る方法になります。

山田太郎さんであれば「t.yamada@company.com」で作る。

石崎愛さんであれば「a_ishizaki@company.com」で作る。

名前と名字の間については、ピリオド「 . 」がアンダーバー「 _ 」にしている会社が多くなっています。

このようにメールアドレスに簡単な規則性を持たせることで、後々のメールアドレス管理が行いやすくなります。

質問Q&A

質問1:仕事として使うメーラーやサービスはどこがいいか?

フリーランスや個人事業では、Gmailが人気。

これからフリーランスや個人事業として仕事を始めていく場合、独自ドメインを取得してメールアドレスを作成するべきか、Gmailなどのサービスを使うべきか迷われる方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、フリーランスの方で、法人企業との連絡だけで仕事を受けている方であれば、自分でサービスを提供するわけではありませんので、Gmailのフリーアドレスでも問題ないと思います。

また、就職活動や転職活動で使うメールアドレスもGmailのフリーアドレスで十分でしょう。

独自ドメインによるメールアドレスが必要になるのは、不特定多数のお客さんと仕事をする場合だと思います。

不特定多数の方にサービスや生産物を提供するということであれば、多くのお客さんとメールのやり取りが発生することになります。この場合は、連絡先のアドレスがGmailだと不安に感じるお客様も出てくると思いますので、独自ドメインを登録し専用メールアドレスを作った方が良いでしょう。

会社用でのメール管理について

フリーランスであればGmailで十分ですが、会社として考えたときGmailという選択はどうなのでしょうか?

実は、会社利用についても今ではGmailが人気になっていて、2018年にはOutlookの利用者を超えてきたというデータもあります。

Gmailを使うのか?Outlookを使うのか?非常に迷うところですが、どちらを選ぶかによって社内の連絡体系もかわってきますので、よく考えて決めましょう。

質問2:仕事用のドメインは「.com」がいいですか?「.co.jp」がいいですか?

業務用ドメインを「.jp」などの一般的なドメインにするか、頑張って法人専用の「.co.jp」ドメインにするか迷う方もいるかもしれません。

結果的に、私は「.jp」ドメインでも「.co.jp」ドメインでも、どちらでも良いと(そこまで差はない)と感じています。「.jp」など「.co.jp」以外のドメインでメールアドレスを作っている会社は、たくさんあります。

もし、法人専用の「.co.jp」で専用メールアドレスを取得を考えているのであれば、ドメイン会社から法人である書類の提出が求められます。法務局へ行って書類をもらってきましょう。

また、Whois情報(ドメインの登録者情報)について、「.co.jp」ドメインの場合はドメイン会社の情報に変更することが出来ません。

「.jp」などのドメインの場合は、インターネットだけで簡潔に登録することが出来ます。ドメインの種類によっては、Whois情報も自分の名前ではなく、ドメイン会社の企業名に変更することが出来ます。

質問3:料金について詳しく知りたい

独自ドメイン料金

まず、ドメインの料金はどの会社で登録しても「1年一括の年間払い」になります。

「.com」なら年間1,200円~1,400円ほど。
「.jp」なら年間3,000円ほど。
「.co.jp」(法人専用)であれば4,000円~5,000円ほどになります。

この料金は、2年次以降の料金体系になります。初年度料金についてはキャンペーンで、大幅にお得になっていることが多くあります。

レンタルサーバー料金

レンタルサーバーの料金は、格安サーバーであれば月額500円。ミドルスペックのプランであれば月額1,200円~1,500円が標準の価格帯になります。法人向けプランは4,000円~5,000円になります。

独自ドメインとは違い、月額払いになります。どの会社でも6ヵ月や1年間など長期間の一括払いをすることで、長期割引がつきます。

質問3:できる限り止まらない稼働率の良いメールアドレスが欲しい

ビジネス用メールを活用する際に、気になるのが「メールが止まったりしないか?」という事ではないでしょうか。 メールサーバーの問題で10分~20分とメールの送受信が止まってしまうと、仕事もスムーズにいきません。

この場合、レンタルサーバーの稼働率を調べてみましょう。 エックスサーバーなどの人気レンタルサーバーでは、 稼働率が99.99%となっていて年間で1時間ほどしか止まらない計算になっています。

また、NTT PCコミュニケーションズが提供する「WebARENA」では、メールプラン(月額4,480円)だと 稼働率100%を実現しています (WebARENA SuiteXの詳細)。

質問5:メールアドレスは何個まで増やせるのか

ほとんどのレンタルサーバーではメールアカウントは50個や100個というように、かなりの数のアドレスが設定できるところが多いです。無制限になっているところもあります。

 1つ目:「info@campany.co.jp」←代表メールに
 2つ目:「saitou@campany.co.jp」←社員の斎藤さん用
 3つ目:「sakamoto@campany.co.jp」←社員の坂本さん用

このように、まず代表メールを作成して、社員の斎藤さん、坂本さんに個別にメールアドレスを作ることが出来ます。

まとめ

会社用のメールアドレスは、社外や社内との大切な連絡データが保存されますし、社員数が多くなればデータ量もそれなりの量になってきます。

何年か後に「メールのサービスを移行したい」と考えた時に、移行作業の負荷から「移行がしづらい」と考える会社が多いのが現状ではないでしょうか。

そのため、法人としてメールアドレスを作成する場合は、できる限りサービスの汎用性がよく、稼働率がよい会社を選ぶと後々の管理の負荷が軽くなると思います。